Welche Rolle spielt das Intranet während der Coronakrise?

Markus Reinfels, Spezialist für Marke und Kommunikation bei den Stadtwerken Bamberg spricht mit uns über die Bedeutung des Intranets in Zeiten der Krise.

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Die Stadtwerke Bamberg beschäftigen knapp 600 Mitarbeiter. Für eine bessere Vernetzung der Kolleginnen und Kollegen ging Ende 2018 ein neues, in die Arbeitsprozesse optimal eingebundenes Intranet an den Start, das betriebliche Abläufe in Zukunft effizient begleitet. Mit der zentralen Suchfunktion, personalisierten Inhalten und dem Social-Media-Charakter stellt die Intranet-Plattform keinen zusätzlichen Arbeitsaufwand dar, sondern ist eine Bereicherung für das Miteinander im Unternehmen.

Unabhängig von Corona: Welchen Mehrwert bietet euch euer Intranet?

Markus Reinfels: Mit der intuitiven Aufmachung und der einfachen Suche als zentrale Funktion sparen wir Zeit. Seien es Formulare, Leitfäden, Nachrichten oder Ansprechpartner — alles ist schnell und einfach zu finden. Letztendlich können wir dadurch effektiver arbeiten.

Bei der Entwicklung der neuen Struktur und des Designs haben wir unsere Mitarbeiter befragt. Wir wollten von ihnen wissen, was sie sich von einem Intranet wünschen und was es können muss, damit es die Arbeit erleichtert. Das zeigt, wie wichtig uns die Meinung aller ist.

Durch die Möglichkeit sein eigenes Profil individuell zu gestalten und bei Bedarf mit privaten Infos zu füllen, lernt man die Menschen, mit denen man arbeitet, besser kennen. Immerhin beschäftigen wir fast 600 Mitarbeiter. Die Vorstellung, dass da jeder jeden kennt, ist utopisch. Mithilfe des Intranets ist allerdings bereits die eine oder andere (sportliche) Interessensgruppe entstanden. Da lernen sich Menschen kennen, die sonst wahrscheinlich nie zusammengefunden hätten.

Und welche Rolle spielt euer Intranet jetzt in der Corona-Situation?

Markus Reinfels: Das Intranet ist eigentlich DER Kommunikationsweg für uns in dieser Zeit. Alle Informationen finden über das Intranet den Weg zum richtigen Empfänger. Mit der vorherigen Version wäre das undenkbar gewesen. Das wäre schon daran gescheitert, dass unzählige Mitarbeiter das Intranet überhaupt nicht genutzt haben. Es war einfach viel zu unübersichtlich, nicht am Smartphone nutzbar und viele Informationen waren irrelevant — oder zumindest nicht alles war für jeden relevant. Da haben unsere Busfahrer die neuesten Nachrichten über die Bäder bekommen. Durch die Möglichkeit sich für Nachrichten einer gewissen Gruppe anzumelden, also zum Beispiel Bäder, Strom, Energie, Internet, Personal und so weiter, bekommt der Mitarbeiter nur die Infos, die er für seinen Job benötigt und die, die er einfach aus Interesse abonniert hat. Das erhöht die Bereitschaft, die Mitteilungen auch wirklich zu lesen und nur so kann die Kommunikation und Zusammenarbeit gewährleistet werden.

"Ohne das Intranet und die hohe Akzeptanz aller Angestellten, wäre die Zusammenarbeit von knapp 600 Mitarbeitern während der Corona-Situation nicht möglich gewesen."

Markus Reinfels, Stadtwerke Bamberg

Wie konntet ihr das Intranet sonst noch nutzen?

Markus Reinfels: In den Zeiten, in denen die meisten im Homeoffice sitzen, ist das Intranet ein wichtiger Schatz an Wissen. Gerade für junge Kollegen ist das jetzt wichtig, da sie nicht mehr die Möglichkeit haben, mal eben einen erfahrenen Kollegen um Rat zu fragen. In der Praxis kann das so aussehen: Sagen wir mal ein Kunde ruft an und hat eine Frage zu seinem Stromtarif. Der Servicemitarbeiter sucht nach „Strom“. Daraufhin spuckt ihm das Intranet Informationen in sämtlichen Formen aus: Tarife, Merkblätter, Leitfäden, usw. Je spezifischer die Anfrage formuliert ist, desto spezifischer sind auch die Ergebnisse. Das Intranet ist also zusätzlich eine riesige Knowledge-Base. Viele Mitarbeiter haben ihr geballtes Wissen aufgeschrieben und im Intranet für alle zugänglich gemacht.  Wir verfügen also über Jahrzehnte an Wissen und können das jetzt für alle zugänglich machen. Darauf jederzeit zugreifen zu können, unabhängig davon, ob mir der Kollege nun gegenüber sitzt oder nicht, ist ein riesiger Vorteil. Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass das Intranet die Grundlage dafür war, dass die Heimarbeit und damit die Aufrechterhaltung unseres Geschäftsbetriebs bei rund 600 Mitarbeitern so perfekt funktioniert hat.

Wie kommt das bei den Mitarbeitern an?

Markus Reinfels: Durch den ganzen Prozess, den wir von Anfang an hatten — also, dass alle mitreden dürfen und die Meinung von jedem gehört und so gut wie möglich umgesetzt wurde — war die Akzeptanz schon immer sehr hoch und die meisten unserer Mitarbeiter haben das Intranet bereits vor Corona rege genutzt. Dass es sich jetzt in allen oben angesprochenen Bereichen bewährt, fördert die Akzeptanz natürlich zusätzlich und auch bisher eher skeptische Mitarbeiter, nutzen es nun regelmäßig. Man muss wissen, dass wir als Stadtwerke Bamberg bisher eher wenig Erfahrung mit Homeoffice hatten. Nur sehr vereinzelt gab es bis dato tageweise Heimarbeitsplätze. Die Bewährungsprobe hat es also bestanden!

Lieber Markus, danke für das nette Gespräch und bleib gesund!