Neos-Relaunch & intelligentes Asset Management

Die Polytec GmbH ist ein weltweit führender Entwickler und Hersteller optischer Messtechnik. Seit der Gründung im Jahr 1967 ist Polytec kontinuierlich gewachsen und beschäftigt heute knapp 500 Mitarbeiter:innen. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Waldbronn bietet hochpräzise Systemlösungen sowie flexible Mietmodelle für Forschung und Industrie.

Das Projekt im Überblick

Die über Jahre gewachsene digitale Infrastruktur stieß im Zuge der internationalen Expansion Polytecs an organisatorische und technologische Grenzen. Unflexible Vererbungsstrukturen in den Sprachversionen, eine dezentrale Asset-Haltung und fehleranfällige Anbindungen an Marketingsysteme bremsten das digitale Marketing aus.

Durch eine strukturierte Vorgehensweise haben wir eine zukunftssichere und skalierbare Systemarchitektur geschaffen: Auf Basis von Neos CMS, ergänzt durch die Implementierung eines integrierten Digital Asset Management (DAM)-Systems mit Neos-Connector sowie der Neuausrichtung des Leadmanagements über ActiveCampaign. Die Zusammenarbeit startete mit dem Wechsel von TYPO3 zu Neos CMS und läuft dank Agentur-Flatrate kontinuierlich weiter.

Unflexible Strukturen im Altsystem

Die bestehende TYPO3-Architektur von Polytec wies strukturelle Defizite auf, die vor allem im Redaktionsalltag sowie in der globalen Content-Verteilung zu hohen Aufwänden führten. Anstatt eine logische Vererbung von globalen Inhalten auf internationale Sprachvarianten zu nutzen, existierten isolierte, regionalisierte Einzelseiten. Dies zwang das Redaktionsteam dazu, selbst kleinste Anpassungen an einzelnen Inhaltselementen in bis zu sieben Sprachversionen manuell zu duplizieren.

Zudem fehlte es an einem zentralen, systemübergreifenden DAM. Das erschwerte die Pflege und die Nutzung von Produktmedien und technischer Dokumentationen. Auch die Prozesse zur Lead-Generierung entsprachen nicht mehr den Anforderungen des modernen B2B-Marketings: Das bestehende Setup nutzte eine starre E-Mail-Login-Schranke für geschützte Inhaltsbereiche, gekoppelt mit einer fehleranfälligen und veralteten Extension-Anbindung an HubSpot.

Restrukturierung der Spracharchitektur

Ein Kernbestandteil der neuen Systemarchitektur war die grundlegende Restrukturierung der Sprachlogik im Neos CMS. Die Plattform wurde von starren Regionalvarianten auf eine agile Sprachstrukturebene umgestellt. Globale Inhaltsstrukturen vererben sich seitdem automatisiert ausgehend von der primären Sprachinstanz auf sekundäre Sprachen. Für den englischsprachigen Raum wurde eine konsolidierte Sprachbasis geschaffen, auf der länderspezifische Schwerpunkte modular angepasst ausgespielt werden können.

DAM-Integration

Ein technologisches Highlight des Projekts stellt die Integration des DAM-Systems antastic dar. Über einen von uns eigens entwickelten Neos-Connector greifen Redakteure innerhalb der Neos-Benutzeroberfläche nativ auf den im DAM verwalteten Medienpool zu. Beim Umzug haben wir alle bestehenden Bilder und Dateien aus TYPO3 übernommen und automatisch verschlagwortet, damit sie im neuen System schnell wiedergefunden werden.

Einfache Wege zu neuen Leads

Das komplexe HubSpot-Setup haben wir durch eine schlanke Integration von ActiveCampaign abgelöst. Anstelle starrer Logins setzt die Plattform nun auf ein nutzerfreundliches Soft-Gated-Prinzip: Downloads werden nach Eingabe der E-Mail-Adresse und einem automatisierten Double-Opt-In freigeschaltet. Ob ein Asset im Front-End als geschützter Inhalt gilt, lässt sich im DAM einfach steuern, was den gesamten Lead-Gen-Prozess im Asset-Management verankert.

Um den laufenden Betrieb während des Relaunchs ohne Unterbrechung der Vertriebsaktivitäten abzusichern, haben wir im ersten Schritt das bestehende TYPO3-System übernommen und stabil weiterbetrieben. Parallel dazu haben wir auf Basis unseres Anforderungsprozesses die neue Plattform von Grund auf neu konzipiert. Polytec profitierte dabei von der Zusammenarbeit mit uns als zentralem Ansprechpartner für das Bestandssystem und die Neuentwicklung.

Die Transformation und die anschließende Betreuung läuft über unsere Agentur-Flatrates. Anstatt das Projekt nach dem Go-Live abzuschließen, folgte die Zusammenarbeit einem klaren Plan: Die erste Phase konzentrierte sich rein auf die Konsolidierung, das Ausräumen technischer Altlasten und das Aufsetzen der stabilen Neos- und DAM-Basis.

Auf diesem Fundament setzt die fortlaufende Entwicklung an. Über Flatrate erschließen wir kontinuierlich neue Potenziale, ohne dass für jede Erweiterung neue Einzelangebote verhandelt werden müssen. Der Fokus liegt hierbei auf dem Aufbau automatisierter Marketing-Workflows, der herausgestellten Positionierung des Polyflex-Mietmodells für hochpreisige Produkte, der Reduzierung von Barrieren sowie der Etablierung KI-gestützter Redaktionsprozesse.

Fazit & Mehrwert

Durch die Umstellung auf Neos CMS und die neue Vererbungslogik profitierte das Marketingteam von Polytec von einer deutlichen Reduktion des administrativen Aufwands. Globale Anpassungen und internationale Kampagnen lassen sich nun ohne manuelle Mehrfachpflege auf Knopfdruck ausrollen. Das DAM-System stellt als Single Source of Truth sicher, dass sämtliche Bild- und Dokumentenmedien zentral verwaltet, sauber verschlagwortet und direkt im CMS verfügbar sind.

Das Zusammenspiel aus Soft-Gated-Downloads und der ActiveCampaign-Anbindung sorgt für einen kontinuierlichen Fluss qualifizierter B2B-Leads, die direkt im Sales-Funnel verarbeitet werden können. Durch das gewählte Flatrate-Modell verfügt Polytec nicht nur über ein technisch sauberes und beliebig skalierbares Fundament, sondern auch über einen verlässlichen Partner für die fortlaufende digitale Evolution der gesamten Markenplattform.